La phase de recherche et de consultations des sous-traitants est une des parties les plus stressantes de la préparation pour les entreprises générales et les promoteurs. Les entreprises de construction, en phase de préparation, planifient l’ensemble de leurs besoins pour la réalisation du chantier dans un délai très court. Dans le même temps, ils doivent trouver et désigner l’ensemble des sous-traitants pour la réalisation des travaux. Cependant, en utilisant un logiciel de gestion des appels d’offres, comme Notre Chantier, les entreprises générales et promoteurs peuvent sortir du flou de cette période. En offrant à leur équipe, en préparation du chantier, les outils pour communiquer efficacement avec les sous-traitants et pour gérer les consultations du projet efficacement afin de gagner du temps et de l’argent.

Vous trouverez ci-dessous les sept raisons d’utiliser Notre Chantier, le logiciel de gestion des appels d’offres en ligne. Afin d’aider les entreprises générales et promoteurs à prendre le contrôle du processus de consultation et de le rendre plus efficace.

 Appel d'offre Consultation

1. Expérience utilisateur simple

Le logiciel d’appel d’offres doit être facile à utiliser pour toute l’équipe. La caractéristique la plus importante est l’expérience utilisateur. En effet, le logiciel doit être intuitif, avec très peu de formation. Cela permet à l’ensemble des membres de l’équipe de comprendre le logiciel, évitant ainsi qu’un seul utilisateur dans l’entreprise sache l’utiliser. Il doit avoir une interface facile pour chacun des membres de l’équipe afin de se connecter pour faire son travail efficacement et de se déconnecter pour se concentrer sur d’autres éléments.

2. Base de données des sous-traitants

L’un des avantages d’un logiciel de gestion d’appels d’offres en ligne pour vos chantiers, par rapport aux processus manuels, est d’avoir sa liste de sous-traitants à jour. En effet, la liste de sous-traitants sur un tableau Excel archivée dans un réseau n’est parfois pas à jour et n’est pas accessible à tout le monde. Si un sous-traitant souhaite travailler avec vous, il n’aura qu’à s’inscrire sur la plateforme. Vous pourrez lui transmettre la consultation en quelques clics. Votre base de données s’étendra et vous ne serez plus à court de sous-traitants pour répondre à vos appels d’offres.

3. Outils de communication

Il n’y a rien de plus frustrant que de devoir communiquer immédiatement des renseignements à vos sous-traitants sans en avoir les moyens. Le logiciel d’appels d’offres vous permet de créer rapidement, une “fiche question” et de la transmettre directement à l’ensemble de vos sous-traitants consultés, afin que tout le monde puisse être au courant des dernières informations sur le projet.

4. Suivi en temps réel

Lorsque que le conducteur de travaux consulte 10 lots en même temps et au moins 3 entreprises par lot, à chaque action (envoi de mail, appel téléphonique, réponse du sous-traitant, refus du sous-traitant de répondre…), il doit remplir un tableau de suivi de consultation afin de savoir exactement où il en est. Grâce à un logiciel de gestion des consultations, il n’aura plus à le faire. Le logiciel lui récapitule directement l’ensemble de ces actions (entreprises sollicitées, devis reçus, date d’envoi, date de réponse…). Le conducteur de travaux pourra se concentrer sur son travail et ne plus perdre de temps dans le renseignement de ces tableaux. Le suivi automatisé permet aux entreprises d’avoir un récapitulatif en temps réel des consultations.

5. Transmission du dossier de consultations

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises créent des liens de téléchargement (type wetransfer) limités dans le temps (1 à 2 semaines maximum) qu’ils doivent recréer à chaque consultation de nouvelles entreprises. Quelle perte de temps, sachant que les dossiers font une taille conséquente et prennent du temps à être uploader. Grâce à Notre Chantier, vous ne chargez qu’une seule fois le dossier et l’accès sera autorisé aux sous-traitants consultés.

6. Retour d’Expérience

Une fois l’entreprise choisie via la plateforme et le chantier fini, vous pourrez, grâce au logiciel, noter votre sous-traitant. Cela permet d’avoir un vrai retour d’expérience sur chaque sous-traitant afin que vos collègues puissent en bénéficier. Cette notation sera visible à la prochaine consultation sur le profil du sous-traitant. Fini le fichier Excel dans le réseau dont très peu prenne connaissance avant de choisir leur sous-traitant. Cette notation lui sera transmise afin qu’il puisse en prendre connaissance et de s’améliorer.

7. Sécurité

Le logiciel permet de placer l’ensemble de vos fichiers dans des serveurs sécurisés. Seuls les sous-traitants autorisés peuvent y accéder. Les devis de vos sous-traitants sont accessibles seulement par l’entreprise demandante.

Notre Chantier ne nécessite aucune installation de logiciel et est totalement en ligne sur des serveurs sécurisés.

Même si tout va bien, parfois vous aurez peut-être besoin d’obtenir de l’aide. Contrairement aux processus manuels, Notre Chantier  est proposé avec un support client en direct pour n’importe quelle question que vous aurez, cela à tout moment lors de la phase de consultation. Notre Chantier accompagnera également vos sous-traitants pour leurs inscriptions.

Notre Chantier répond totalement à ces 7 points importants et bénéfiques au processus de consultation.

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